¿Por dónde empiezo?

¡Hola! Mi nombre es Denisse Hernández, y esta es la primera vez que me dan la oportunidad de compartir con todos ustedes mis experiencias como coordinadora de eventos.

Muchas personas se acercan conmigo para encontrar orientación sobre el comienzo lógico y los pasos consecuentes para realizar un evento deportivo. Es por eso que en este espacio quisiera explicarles la manera en cómo yo veo que se debe organizar un evento para llegar al éxito.

Lo primero que debemos hacer es “generar la idea”. ¿Qué tipo de evento quiero?, ¿a quién está dirigido?, ¿qué esperan los participantes?, ¿existen eventos semejantes al mío que se hayan organizado en mi ciudad, estado o país?, y ¿qué necesidades tiene mi evento?

Generar la idea es lo más divertido de todo el proceso ya que estamos en total libertad de crear el producto según mis gustos y preferencias. Así es que empezamos analizar si queremos un evento chico o grande; si será de talla local, nacional o internacional; si lo voy a realizar en un solo día o en más; si lo quiero hacer en un espacio cerrado o abierto… en fin. Tenemos que dejar volar a nuestra imaginación para lograr un evento diferente, pero apegado a la realidad y a las reglas del deporte en cuestión.

Saber quién va a asistir a mi evento y qué esperan los participantes del mismo se escucha fácil; pero realmente requiere de tiempo, atención y de una pequeña investigación para no caer en el error de ofrecer cosas diferentes a las expectativas del consumidor. Si logramos que los participantes queden satisfechos con el evento, ¡garantizamos así las próximas ediciones!

¿A qué me refiero con “una pequeña investigación”?... ah, pues a la realización de una encuesta con la que vamos a preguntar a 10 personas -que yo crea que asistirían a mi evento-: ¿si asistirían?, ¿porqué si o porque no?, ¿qué esperarían del evento?, ¿si el costo de inscripción, el lugar y/o la organización le parecen bien?, ¿si ha asistido a eventos similares? y ¿qué le ha gustado y disgustado?

Con estas respuestas podremos ajustar y hacerle cambios a nuestra idea principal, de acuerdo a la opinión que haya expresado la mayoría.

Otra de las tareas primordiales en la generación de nuestra idea es: conocer e investigar si existen eventos semejantes que se hayan organizado en nuestra ciudad, estado o país, debido a que esto nos dará una idea más clara de los aciertos y desaciertos que han tenido otros comités organizadores en cuanto a la organización, logística, promoción y difusión; y así poder aplicar lo bueno e implementar cosas que eviten lo malo para que mi evento se realice con la mejor calidad posible. Finalmente, y una vez que tengo mi idea bien clara y fundamentada, lo siguiente es hacer una lista detallada de todas las necesidades que tiene el evento para funcionar adecuadamente.

Con esto me refiero a mobiliario (mesas, sillas, carpas, sonido, tapanco, vallas, piso especial, accesorios deportivos, podio de premiación, gradas, etc.); personal (jueces, árbitros, voluntarios, encargados de actividad, elementos de policía, CEFOPOL, tránsito, protección civil, bomberos, cruz roja, doctores, masajistas, etc.); otros accesorios (bandera o listón de salida, pancartas, altavoces, radios, señalética, etc.); promoción (volantes, trípticos, posters, flyers, página web, convocatoria, etc.); y alguna otra cosa específica que el evento requiera.

Juntando toda esta información tendremos como resultado una gran idea de lo que será… ¡el evento del año!

Espero que practiquen este primer paso y si se están preguntando en dónde quedaron los demás, les informo que tendrán que estar al pendiente de mi próxima columna para enterarse de la siguiente actividad.

¡Hasta la próxima!